Dokumentni sistem - kako izbrati

5 nasvetov, kako izbrati pravi dokumentni sistem

Večina podjetij še vedno ne uporablja sistema za upravljanje z dokumenti, zato želimo napisati nekaj besed, predvsem prednosti vzpostavitve sistema, saj slabosti enostavno ni.

S sistemom za upravljanje z dokumenti oziroma dokumentnim sistemom bo delo z dokumenti učinkovitejše. Hitreje boste zajemali dokumente, jih klasificirali, elektronsko potrjevali, distribuirali, uporabljali, obdelali in elektronsko podpisovali dokumente, s tem pa prihranili dragoceni čas ne le pri hitrejši obdelavi dokumentov ampak tudi času obremenitve dela zaposlenih, ki ga bodo z uvedbo sistema tako raje namenili projektnemu delu.

Se najdete v naslednjih alinejah?

  • V mikro, malih in tudi še nekaterih srednje velikih podjetij se vhodni dokumenti še vedno fizično zbirajo v podjetju na enem mestu, kjer jih odgovorna oseba vnese v knjigo prejete pošte, nato se distribuirajo k odgovornim osebam v izvorni obliki.
  • Vhodni računi se dostavijo v podpis osebi, ki je odgovorna za odobritev računa in opredelitev stroškovnega mesta. Vse vhodne račune na koncu procesa potrdi direktor podjetja.
  • Vhodni računi in ostala računovodska in finančna dokumentacija se fizično posredujejo računovodskemu servisu.
  • Ostala pošta se preda direktno naslovniku oziroma pristojnemu sodelavcu.
  • Interni dokumenti potujejo skozi posamezne faze procesa v glavnem v papirnati obliki.
  • Dokumenti se kopirajo in odlagajo v več izvodih na različnih mestih.
  • Natančen nadzor nad tokom dokumentov in potrjevanjem le-teh se ne izvaja, ni sledljivosti.
  • Velikokrat se dogaja, da se kje dokument izgubi, založi.

Če je vaš odgovor pritrdilen, je prav, da začnete razmišljati o uvedbi dokumentnega sistema, saj vam vse zgoraj našteto vzame res veliko dragocenega časa in zaradi načina delovanja povzroča tudi veliko nepotrebnih napak. Čas je, da se vaše delo iz neučinkovitega, časovno in s tem stroškovno potratnega spremeni v pregledno, hitro in učinkovito. Mi pa vam bomo pomagali pri izbiri.

Najprej, kaj sploh je dokumentni sistem? Na kratko, je informacijski sistem katerega naloga je, da upravlja z dokumenti v elektronski obliki ter jih nadzira skozi njihov življenjski cikel od nastanka do arhiviranja. Že iz kratkega opisa lahko razberemo, da bomo z dokumentnim sistemom povečali produktivnost, saj bomo do dokumentov lahko dostopali od kjer koli, kadar koli in ne bo potrebno fizičnih prenosov dokumentacije, iskanje bo lažje, saj ne bo potrebno brskanje po fasciklih. Mobilno pisarno nosimo tako rekoč v žepu.

Kakor hitro omenimo dokumente v elektronski obliki pomislimo na brezpapirno poslovanje kar pomeni nižje stroške, saj nam ni potrebno zapravljati denarja za tiskanje in kopiranje dokumentov, hkrati pa smo tako tudi okolju prijaznejši. Da ne govorimo o prihranku časa, tako v fazi potrjevanja dokumenta kot tudi iskanja in vlaganja dokumentov.

Torej, kaj je dobro vedeti, kakšen naj bo sistem za upravljanje z dokumenti:

1. AKREDITIRAN DOKUMENTNI SISTEM

Da je arhiviranje v elektronski obliki zakonsko ustrezno je pomembno, da je podjetje, ki ponuja sistem upravljanja z dokumenti pri Arhivu RS registriran ponudnik opreme in storitev za zajem in hrambo gradiva v elektronski obliki in da ima certifikat, ki potrjuje, da je programska oprema akreditirana in s tem potrjeno tudi zakonsko skladna.

Takšno podjetje vam bo znalo svetovati, tudi pripraviti lastna notranja pravila ter vam pomagati pri postopku potrjevanja pri Arhivu RS in s tem ureditev zakonsko skladnega arhiva. Sprostitev fizičnega prostora arhiva bo občutno, iskanja dokumentov praktično ne bo več, odzivnost bo boljša, prav tako zadovoljstvo zaposlenih, manjše bo operativno in finančno tveganje – in to so le nekatere od številnih koristi.

Sistemi brez akreditacije so res da dosti cenejši, vendar morate ob uporabi takšne programske opreme še vedno voditi arhiv dokumentov v izvorni obliki.

2. KOMPATIBILNOST Z OSTALO STROJNO IN PROGRAMSKO OPREMO

Med specifikacijami sistema za upravljanje z dokumenti morajo biti navedeni certifikati za kompatibilnost, podeljeni s strani družb kot so, Microsoft, Lotus, VM Ware, EMC, SAP, MS Dynamics NAV, MS SharePoint, Oracle, MS SQL, NetApp, iOS, Android, Blackbarry, HP, JVC, Canon, Toshiba, Ricoh …., ki omogočajo brezhibno povezljivost z ostalo strojno in programsko opremo in tako ponujajo ogromno možnosti za integracijo v poslovno okolje, saj je naš cilj, da pokrijemo tako finance, nadzor, prodajo, storitve za stranke, proizvodnjo kot tudi kontrolo kakovosti.

3. VARNOST DOKUMENTNEGA SISTEMA

Varnostne zahteve pri upravljanju z dokumentacijo, pa naj bo v papirni ali elektronski obliki, so vse večje. Tako narekuje tudi Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih, področje varstva osebnih podatkov ZVOP-2, ZEPEP, GDPR.

Varnostna politika sistema mora biti na nivoju nepooblaščenega dostopa, ali na nivoju elektronske hrambe, zelo visoka. Tako ne sme manjkati tudi podpora digitaliziranim podpisom, elektronskim podpisom in časovnim žigom. Hkrati pa naj kompleksne revizijske sledi zagotavljajo verodostojnost digitalnega dokumenta.

4. KAKOVOST ZAPISA DOKUMENTA

Kvalitetna optična prepoznava besedila (OCR) zelo pohitri proces zajemanja podatkov. Svetujemo predhodno testiranje programske in strojne opreme saj se je pri prenekaterih kombinacijah OCR izkazal kot neuporaben, npr. SI – I prebere kot 1 ali mali L, 3 kot 8, ipd. Tako kot hitro napreduje tehnologija pa verjamemo, da bo tudi ta pomanjkljivost povsod odpravljena ali postala vsaj zanemarljiva. Seveda pa v prvi vrsti svetujemo posodobitev strojne opreme.

Pomembno je enostavno, pregledno in zanesljivo zajemanje in klasificiranje vhodne pošte (klasične pošte, elektronske pošte in eRačunov) s črtno ali QR kodo ter dodajanje na dokumente ali zadeve.

5. FUNKCIONALNOST

Ko iščemo rešitev za upravljanje dokumentov, je težko vedeti, katere funkcije in funkcionalnosti so najbolj pomembne za naše poslovanje. Ker ima vsak posel različne zahteve, je pomembno, da izberemo rešitev, ki poleg zgoraj omenjene kompatibilnosti tudi funkcionalno pokriva celotno področje upravljanja z dokumenti v podjetju in ima možnosti nadgradnje, je modularno sestavljena ter se prilagaja novim tehnologijam.

Z vzpostavitvijo dokumentnega sistema sicer začnemo postopoma, po procesih, ni pa prav, da smo že na začetku omejeni s funkcionalnostmi sistema. Za začetek vzpostavitve sistema priporočamo uporabo tako imenovanih mehkih metod, kjer obstoječe delo z dokumenti prenesemo v delovne tokove, ki pomenijo upravljanje poteka dela.

Tako lahko sledimo vsem definiranim procesom in glede na vrsto shranjenega dokumenta določamo delovni tok. Jasen tok dokumentov zaposlenim omogoča sledenje procesom, kot tudi prepoznavo potrebne izvedene akcije.

Druga pomembna funkcionalnost dokumentnega sistema je povezljivost z vašim e-poštnim odjemalcem. Povezava do e-pošte omogoča hitrejše in enostavnejše arhiviranje in tudi dostop do že arhiviranih elektronskih sporočil. Tako arhivirana sporočila pa so dostopna vsem avtoriziranim osebam. Če že omenjamo povezljivost ni odveč poudariti tudi, da je način dela v današnjem času takšen, da je mobilna aplikacija že nujnost, tako da lahko do dokumentov dostopamo kar prek telefona ali tablice.

Vnos in izpolnjevanje dokumentov je lahko navadno kar zamudno, zato je prav, da izpostavimo tudi potrebno funkcionalnost indeksiranja. S pospešenim branjem črtnih kod in teksta so lahko dokumenti avtomatsko indeksirani ter arhivirani. So pa na trgu v ponudbi tudi sistemi, kjer ročni vnos podatkov ni več potreben, saj sistem vsebuje inteligentno indeksiranje, kar pomeni zajemanje meta podatkov s skeniranih dokumentov.

Sistem se hitro uči preko povratnih informacij, tako da priporočene indeksne besede znanih dokumentov avtomatsko izpiše. Inteligentno indeksiranje avtomatsko zajame delčke informacij skeniranih dokumentov in spreminja nestrukturirane podatke v uporabne vire. Natančno indeksiranje je seveda pogojeno s kvalitetno strojno opremo s katero vršimo zajem dokumentov.

POVZETEK

Z vzpostavitvijo sistema za upravljanje z dokumenti so ob zaključku procesa vsi dokumenti digitalizirani in dostopni vsem avtoriziranim osebam, kadar koli in kjer koli. Z elektronskim vložiščem se možnost izgube dokumentov ali prepočasne distribucije zaradi druge lokacije, zmanjša na minimum.

Vsaka vzpostavitev sistema za upravljanje z dokumenti prinese s seboj pozitivne rezultate optimizacije poslovnih procesov, zmanjšanje rutinskih opravil pri izdelavi oziroma spremembi dokumentov in ob tem zmanjšanje možnosti napak, ki pri takšnem načinu dela nastajajo. Zmanjša se tudi obremenitev zaposlenih, ki lahko z uvedbo sistema dejansko posvetijo več časa projektnemu delu.

Še nekaj namigov, priznanih akreditiranih dokumentnih sistemov:

http://www.vibor.si/ zastopniki programske opreme Docuware. Docuware je zelo uspešen dokumentni sistem, z več podružnicami po svetu, s sedežem v Nemčiji.

https://www.mikrocop.si/ – platforma InDoc EDGE, slovensko znanje podjetja Microcop iz Ljubljane.

https://www.odos.si/  – sistem ODOS, slovensko znanje podjetja PIA iz Velenja.

Deli objavo

Dodaj odgovor

Vaš e-naslov ne bo objavljen. * označuje zahtevana polja