Multifunkcijska naprava: Kaj je dobro vedeti, preden se odločite za najem (nakup)?

Multifunkcijska naprava je del vsakega poslovnega okolja. Z njimi si poenostavimo poslovanje, saj nam samostojne zmogljive naprave omogočajo tiskanje, kopiranje, skeniranje in pošiljanje v mapo ali elektronsko pošto, pošiljanje faks-ov, kjer jih še uporabljajo.

Zagotovljena je varnost, tako da lahko zaupne dokumente prebiramo le mi in tiskamo z uporabniškim geslom in tako onemogočimo dostop nepooblaščenim osebam ali pa vodimo nadzor nad izpisi.

Naprave podpirajo različne formate, težo papirja, skratka, se prilagajajo našim potrebam. Dolga življenjska doba naprav zagotavlja nemoteno dolgoročno poslovanje.

V obdobju okrog Novega leta se navadno odločamo, delamo plane glede nakupov osnovnih sredstev v podjetju v naslednjem poslovnem letu. V kolikor se odločate ali bi multifunkcijski tiskalnik kupili ali najeli vam lahko kar takoj odgovorimo.

V času, ko stremimo k brezpapirnemu poslovanju multifunkcijskih naprav podjetja ne kupijo ampak jih najamejo. Če pa vseeno stremite k nakupu pa je na trgu pestra izbira ponudnikov, ki vam omogočijo tako operativni kot tudi klasični leasing. V primeru, ko bi multifunkcijsko napravo kupili, se kaj lahko zgodi, da na ključnih mestih v primeru okvare ostanete brez nadomestila.

V primeru najema ponudnik v dogovorjenem roku dostavi nadomestno napravo. Učinek najema je tako pozitiven tudi zaradi večje zanesljivosti opreme, hkrati pa dosežemo tudi finančni prihranek, povezan tako z vzdrževanjem kot celotnim stroškom tiska.

Vsako podjetje mora imeti pred seboj cilj z zmanjšanjem števila kopij in tiskanja. Ne le, da zmanjšamo stroške potrošnega materiala, temveč s takšnim načinom dela odražamo prijaznost do okolja. Tu je še praktični vidik – v primeru najema za naprave se z menjavo tonerjev, vzdrževanjem in servisiranjem ne ukvarja oddelek IT v podjetju, temveč zgolj ponudnik.

In kaj vse je dobro vedeti preden se odločite za najem multifunkcijske naprave?

1. Hitrost skeniranja, tiskanja, kopiranja

Večje kot je podjetje več je dokumentov, ki spremljajo celotni poslovni proces, zato je hitrost skeniranja, tiskanja in kopiranja zelo pomembna. Multifunkcijske naprave, ki so namenjeni poslovnim oddelkom podjetij, zmorejo natisniti tudi do 100 strani na minuto ob obojestranskem izpisu dokumentov. Poleg hitrosti bi opozorili še na nekaj funkcij, ki so v vsakem podjetju dobrodošla, vendar pogosto o njih razmišljamo šele v trenutku, ko jih potrebujemo.

Obojestransko skeniranje, tiskanje, kopiranje (duplex). Najbrž nam ni potrebno posebej poudarjati kako je to uporabno za obsežna poročila ter kolikšen je prihranek na času, ko nam strani ni potrebno obračati ampak naprava to izvede samodejno.

Zbir (collating) omogoča kopiranje več strani in nato samodejno razvrščanje.

Pošiljanje faksov – večina multifunkcijskih naprav omogoča pošiljanje faksov ter elektronskih sporočil, tako da zaposleni vse opravijo na enem mestu. Pošiljanje faksov običajno zahteva telefonsko linijo, strojno opremo in programsko opremo za pošiljanje in prejemanje faksov. Za pošiljanje elektronskih sporočil je dovolj, da smo povezani v omrežje, prek administracije na napravi nastavimo le še uporabnike, zaposlene v podjetju ter SMTP za pošiljanje e-pošte.

Vezava (spenjanje, luknjanje lukenj in zlaganje) – multifunkcijska naprava z dodatno strojno opremo lahko opravi vezavo dokumentov v knjižico ali brošuro.

2. Enostavno upravljanje, IT administracija

V poslovnem okolju danes obstajajo le redka področja, ki niso vezana na digitalno tehnologijo, tako da zaposlenim rokovanje, upravljanje s takšnimi napravami kot so multifunkcijske naprave ne predstavlja težav. V vsakem primeru pa je dobrodošlo, da predhodno, pred najemom oziroma nakupom, napravo testiramo.

Kadar se odločimo za najem moramo vedeti, da naprava ni nova in je že bila v uporabi. Preveriti moramo, da ob večji količini tiskanja tekoče podaja papir, da ne zablokira vsakokrat, ko je preobremenjena. Potem preverimo steklo, da ni poškodovano, skeniran dokument mora biti čist, brez dodatnih lis, črt.

3. Tiskanje formatov A3, A4, A5, …

Najpogosteje uporabljamo format A4. Preden se odločimo za nakup ali najem multifunkcijske naprave je potrebno premisliti katere formate, velikosti listov bomo uporabljali. Čeprav se nam zdi, da formata A3 ne potrebujemo nam še kako pride prav, saj večkrat želimo kaj poudariti, natisniti na večji list, s plastificiranjem lahko format A4 uporabimo tudi za nadomestno tablo. Tako prihranimo. Tudi kakšni detajli so boljše vidni na večjih formatih.

Format A5 v običajnem poslovnem okolju redko uporabljamo. Kjer pa se uporablja za tiskanje proizvodnih in odpremnih etiket je pa, tako kot za A3, potreben ločen predal tiskalnika, tako da predhodno tudi v informacijskem sistemu nastavimo lokacijo izbranega formata, da nam ni potrebno vsakokrat znova izbirati želene velikosti papirja.

4. Možnost povečave

Večina multifunkcijskih naprav omogoča povečave kopij dokumentov. Pri nekaterih se povečava izvede z nastavitvami odstotkov, pri drugih pa z velikostjo papirja, npr. iz A5 na A4. Navadno ista funkcija omogoča tako povečave kot tudi pomanjšanje kopij dokumentov.

5. Multifunkcijska naprava in varovanje zaupnih informacij

Multifunkcijske naprave so danes praviloma vključene v omrežje. Tako kot osebni računalniki so pogosto opremljene z operacijskim sistemom ter s trdimi diski ali SSD, na katerih lahko uporabnik hrani občutljive podatke. Zato so izpostavljeni številnim naprednim grožnjam, kot so nepooblaščen dostop do naprav prek omrežja, spreminjanje informacij med pretokom po omrežju ali uhajanje podatkov z diskov naprav.

Za osnovno raven zaščite so na voljo ukrepi, ki uporabljajo standardne lastnosti in funkcionalnosti naprav ter so že vgrajeni v sistem. Priporočila zajemajo:

• Spremenimo privzeto skrbniško geslo.
• Uporabimo metodo avtentikacije.
• Izklopimo protokole, ki niso potrebni. Zaklenemo neuporabljena komunikacijska vrata.
• Uporabljajmo varne komunikacijske protokole.
• Onemogočimo funkcije USB vrat in dodatnih vmesnikov.
• Uvedemo omejitve elektronske pošte, skeniranja ter pošiljanja.
• Zaklepajmo nadzorno ploščo.

V sodobnem poslovnem okolju ni več lokacijske omejitve le na pisarne, mnogo dela se opravi na poti. Temu se prilagajajo tudi tiskalniki. Tudi varnostni izzivi so bolj kompleksni in zahtevajo uporabo rešitev, ki dopolnjujejo funkcionalnosti naprav. Priporočeno je, da:

• uporabimo VPN povezave,
• vršimo nadzor tiskanja,
• omogočimo spremljanje omrežnih podatkov.

Za izvajanje nadzora tiskanja obstaja veliko različnih vrst nadzornih sistemov, delujejo pa tako, da uporabnik pošlje opravilo v izvajanje, katero pa se shrani na tiskalniškem strežniku, dokler se uporabnik ne prijavi na napravo in izbere opravilo, ki ga želi izvesti. Izpišejo se izbrani dokumenti, na strežniku pa se zapišejo revizijski podatki za namene poročanja.

6. Energijska učinkovitost, varčnost naprave

Multifunkcijske naprave zadnjih let že stremijo k energijski učinkovitosti, varčnosti in so prijazne do okolja. Energijo porabljajo le, ko je to potrebno. Visoka zanesljivost pa pomeni tudi manj izpadov in večje prihranke.

7. Digitalni arhiv

Kot že omenjeno so multifunkcijske naprave pogosto opremljene z operacijskim sistemom ter s trdimi diski ali SSD. Digitalni arhiv je na takšnih napravah dodatek k programski opremi, ki je preprost, saj kar na sami napravi ponuja predpripravljene nazive in skozi proces vodi z vprašanji. Shranjeni dokumenti so pregledni, osnovna mapa pa je poimenovana po tipu dokumenta (mapa računi …).

8. Pretvorba PDF v Word, Excel

Funkcija pretvorbe PDF v Word ali Excel je tako učinkovita, kot je enostavna za uporabo.

Odpravi ročne delovne procese in trajnostno optimizira naš potek dela z dokumenti, npr. tako, da skenira dokumente v datoteke .docx ali .xlsx, ter jih pošlje neposredno z multifunkcijsko napravo v datoteke v našem računalniku, na e-poštne naslove, v oblak…. To nam prihrani čas in napor ter nam dopušča, da se osredotočimo na bolj pomembne stvari.

9. Možnosti iskanja besed v PDF

Bolj pogosto se uporablja kar kratica OCR (Optical character recognition). Multifunkcijske naprave lahko vsebujejo enostavna orodja za iskanje besedila po PDF pri katerem je prepoznano besedilo zgolj navezano na posamezne dele izvirnega dokumenta v obliki digitalne slike, zato ne dopušča urejanja.

Bolj kakovostna orodja OCR, ki natančno prepoznajo videz in besedilo eno ali več strani dolgih dokumentov, podpirajo več jezikov, pa se najpogosteje uporabljajo v povezavi z dokumentnim sistemom.

10. GDPR skladnost

Nezaščitena multifunkcijska naprava je tiha varnostna grožnja. Najprej je potrebno zagotoviti osnovnim zahtevam varnosti tiskalniškega okolja in preverjanje kdo vse in kako uporablja omrežne multifunkcijske naprave. Podjetja in druge organizacije morajo vključiti tiskalniške naprave v celovito strategijo zaščite in varovanja podatkov.

Strokovnjaki za informacijsko tehnologijo in varnost morajo upoštevati tiskalniške naprave kot del strateškega pristopa k varnosti omrežij in podatkov. Poleg tega morajo strokovnjaki za informacijske tehnologije v kontekstu vse bolj intenzivnih razprav o zagotavljanju varnosti »interneta stvari«, kot tudi zagotavljanju skladnosti z uredbami o varovanju podatkov, kot je npr. GDPR, izkoristiti prvo razpoložljivo priložnost za pretvorbo večopravilnih naprav iz varnostne slepe pege v vidno komponento svoje omrežne informacijske infrastrukture.

Ustrezen ponudnik multifunkcijskih naprav uporabnikom zagotovi, da bodo dokumenti natisnjeni z vso odgovornostjo in v skladu s politiko podjetja o varnosti dokumentov (GDPR), poleg tega bo omogočalo dostop do dokumentov kadar koli in kjer koli jih uporabnik potrebuje.